Alternativen zu Microsoft Office: was im Betrieb taugt
Die ernsthafte Alternative heisst LibreOffice. Sie kostet nichts. Wo sie passt und wo es klemmt, steht hier.
Die kurze Antwort: Unter den Alternativen zu Microsoft Office ist LibreOffice die einzige, die im Betrieb wirklich taugt. Sie kostet nichts, es gibt kein Abo, und sie öffnet und speichert Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien.
Der Nachsatz: Bei aufwendig gestalteten Dokumenten und bei Excel-Dateien mit eingebauten kleinen Programmen wird es Arbeit. Wer das vorher prüft, wechselt entspannt. Wer es überspringt, ärgert sich.
Der Rest dieses Beitrags sagt Ihnen, wie Sie das prüfen, bevor Sie etwas umstellen.
Warum die Frage überhaupt kommt
Office ist kein Kauf mehr, sondern eine Miete. Die Rechnung kommt jedes Jahr wieder, für jeden Arbeitsplatz. Bei einem Betrieb mit ein paar Leuten summiert sich das, und irgendwann sitzt man da und fragt sich, wofür genau eigentlich. Für die meisten Handwerksbetriebe lautet die Antwort: Offerten schreiben, Rechnungen erstellen und ein paar Tabellen führen.
Genau dafür braucht es nicht die grosse Lösung.
Was LibreOffice ist
LibreOffice ist ein vollständiges Bürosoftware-Paket. Es ist quelloffen (der Bauplan liegt offen, jeder darf ihn ansehen) und wird von der Document Foundation entwickelt, einer Stiftung mit Hunderten von Beteiligten.
Sechs Programme sind drin. Drei davon brauchen Sie wirklich:
- Writer für Texte, Briefe und Offerten, das Gegenstück zu Word.
- Calc für Tabellen und Berechnungen, das Gegenstück zu Excel.
- Impress für Präsentationen, das Gegenstück zu PowerPoint.
Was sonst noch dabei ist
Dazu kommen Draw für Zeichnungen, Base für Datenbanken und Math für Formeln.
Es läuft auf Windows und auf Linux. Falls Sie einen älteren Rechner weiterbetreiben möchten, passt beides zusammen.
Was mit Ihren bestehenden Dateien passiert
Das ist die Frage, die wirklich zählt. LibreOffice liest und schreibt die Microsoft-Formate. Es öffnet sie und speichert sie wieder:
- Word: von den alten .doc-Dateien bis zum heutigen .docx.
- Excel: von .xls bis .xlsx.
- PowerPoint: von .ppt bis .pptx.
Ihr Kunde merkt keinen Unterschied
Ihr Kunde merkt nicht, womit Sie die Offerte geschrieben haben. Er bekommt eine Word-Datei und öffnet sie wie immer.
Wo es klemmt: drei Punkte
1. Das Layout kann verrutschen. Bei einem normalen Brief passiert nichts. Bei einer Vorlage mit Kopfzeile, Logo an einer bestimmten Stelle, Tabellen und Seitenumbrüchen kann sich etwas verschieben. Meistens wenig, manchmal ärgerlich.
2. Makros sind das eigentliche Risiko. Makros sind kleine Programme, die in einer Excel-Datei stecken und auf Knopfdruck etwas ausrechnen oder ausfüllen. Dass sich die Datei öffnen lässt, heisst nicht, dass das Makro tut, was es soll. Wer eine solche Datei im täglichen Gebrauch hat (eine Kalkulationsvorlage, ein Rapportformular), muss das einzeln ausprobieren.
3. Vorlagen von aussen. Wenn Ihr Treuhänder, Ihr Verband oder ein Auftraggeber eine Vorlage vorgibt, gehört genau diese Datei auf den Prüfstand. Nicht irgendeine.
Der Test, der die Entscheidung abnimmt
Bevor Sie irgendetwas umstellen, machen Sie das hier. Es dauert nicht lange:
- Suchen Sie Ihre drei bis fünf wichtigsten echten Dokumente heraus. Die Offertvorlage, das Rechnungsformular, die Kalkulationstabelle, das Rapportblatt.
- Installieren Sie LibreOffice auf einem Rechner. Office bleibt daneben installiert, die beiden stören sich nicht.
- Öffnen Sie jedes dieser Dokumente, ändern Sie etwas, speichern Sie im Word- oder Excel-Format und schauen Sie es danach nochmals an.
Was der Test Ihnen sagt
Was diesen Test besteht, wird Sie auch im Alltag nicht überraschen. Was durchfällt, wissen Sie jetzt und nicht am Tag, an dem die Offerte hinausmuss.
Wo Sie besser bei Office bleiben
Wir sagen es lieber vorher als hinterher. Bleiben Sie bei Microsoft Office, wenn:
- Excel-Makros zu Ihrem Arbeitsalltag gehören und der Test sie nicht überlebt.
- Sie mit anderen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten und das eingespielt läuft.
- Eine Branchensoftware ihre Dokumente direkt an Word oder Excel übergibt. Das ist ein Fall, den man vorher mit dem Hersteller klären muss.
Ein Mittelweg ist erlaubt
Die zwei Leute, die die Makros brauchen, behalten Office. Alle anderen wechseln. Das spart den grössten Teil und macht den kleinsten Ärger.
Was noch dazugehört
Wer beim Bürobetrieb spart, schaut meist auch auf den Rest:
- Thunderbird für E-Mail, Kalender und Adressbuch. Kostenlos, quelloffen, aus der Mozilla-Familie, für Windows, Mac, Linux und Android.
- 7-Zip zum Packen und Entpacken von Dateien, samt Passwortschutz für alles, was vertraulich per Mail hinausgeht. Wie das geht, steht in unserem Beitrag zu 7-Zip.
Was der Wechsel wirklich bringt
Die Lizenzkosten fallen weg, Jahr für Jahr, für jeden Arbeitsplatz, der wechselt.
Umsonst ist es trotzdem nicht. Installieren, Vorlagen anpassen, sich an ein paar andere Menüs gewöhnen: Das kostet Aufmerksamkeit. Wer nur auf «gratis» schaut, wird enttäuscht.
Wenn Sie es nicht selbst ausprobieren möchten
Wir machen den Test mit Ihren echten Dokumenten und sagen Ihnen, ob sich der Wechsel bei Ihnen lohnt, auch wenn die Antwort «bleiben Sie, wo Sie sind» lautet. Für Firmen CHF 160.– pro Stunde im 15-Minuten-Takt, für Privatkunden CHF 130.–. Telefon 052 383 23 32.
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